Her sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünün. Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta serbest bırakıldınız. Ancak bir tek koşulla, o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı, ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400 altın olduğunu görüyorsunuz.

       Kendinizi böyle bir durumla karşı karşıya bulsaydınız, acaba ne yapardınız? Birçok insan gibi bu kadar altını her gün harcamak için bir yol bulurdunuz herhalde. Acil ihtiyaçlarınıza öncelik vermeniz mantıklı bir yol olacaktır şüphesiz. Ancak sizden beklenen, bu altını her gün yatıracak bir yer bulup, iyi planlamayla uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır.

      Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir. Zaman “banka”dır. Ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.

     Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur.

     Peki ama nedir bu zaman? Günün 24 saat olması, haftanın 7 gün, yılın 365 gün olması mı? Yoksa bir gün için biçilen mesai saati mi? Bir yıl için tespit edilen aktif iş günü mü? Yoksa bütün bu belirlemelerin kişi için taşıdığı anlam; muhatapları için de bu anlamın muhtevası mı?

     Drucker’a göre zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

     Zaman kavramının felsefi tartışma alanına girmeden, sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”. Bu geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için gereken süre de olabilir.

     Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır.

     İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Zaman, ne başka birşeyle değiştirilebilir, ne tasarruf edilebilir, ne ödünç alınabilir, ne satın alınabilir, ne çoğaltılabilir ne durdurulabilir, ne saklanabilir, ne de geriye doğru işletilebilir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

     Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.

Bir sabah, her günkünden yaklaşık bir saat erken uyandınız ve kalktınız. Bu bir saat içinde acaba ne yapardınız?

(1)   Kültür fizik hareketleri,

(2)   Eşinize ve çocuklarınıza süpriz bir kahvaltı hazırlamak,

(3)   Kitap okumak,

(4)   İbadet etmek, vb.

Bu durumda seçme olanağına sahip olduğunuz eylemlerden birine öncelik veriyorsunuz ve onu ilk sıraya alıyorsunuz. Neden?

“Yarın sabah ilk yapacağım iş…” tasarladığınız eylemler arasında birine öncelik veriyorsunuz. Neden diğer işlerden birine değil de bu işe öncelek? Çünkü belirlediğiniz kişisel ya da kurumsal amaçlara göre olayları sıralıyorsunuz. Yaşamın tüm olayları arasında denge, uyum ve bütünlüğü gerçekleştiren bir gerçektir. Zamanı yönetmek demek, gücümüzün yoğunluğunu, hayati öneme haiz öncelikler açısından hedefler belirleme ve onları sonuçlandırmak için yöneltme yeteneğidir.

Bir okulun dekanı, öğrencilerine söylediği gibi; “Hepimizin eşit olarak sahip olduğu bir tek şey vardır: Zaman!. Öyleyse zaman, sorunun kendisi değildir. Sorun bizde. Sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızdadır.” (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Zaman yönetimi bu bağlamda “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).

Acaba insanlar bazı zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür:

1.  İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey olduğunu fark edememektedirler.

2.  Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu düşünememektedirler.

3.  Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.

4.  Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.

Genelde insanların bu kadar  zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak; eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmayı istiyorsanız, zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka planlamalısınız.

Konuyu örgüt, yönetim ve yöneticiler açısından değerlendirdiğimizde; örgütler zamanı etkin kullanabilme yeterlilikleri açısından yönetim politikalarını geliştirmişlerdir. Böylece yönetsel zaman kavramı önem kazanmıştır. Yönetsel zaman ise yönetim yönetimin işlevlerini yerine getirmek için kullanılan zamandır. Örgütlerin; planlama, eşgüdüm, yönetim, denetim gibi temel işlevleri açısından ele alındığında, zamanın örgütün amaçlarına ulaşmasındaki etkililik derecesinde rol oynayan bir boyut, bir etmen olduğu ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerin insanlarla birlikte olması ve onlara iş yaptırma durumunda bulunmaları, insanları tanımalarını gerektirmektedir. Yöneticilerin komuta zincirindeki kademeleri yükseldikçe, yapmakta oldukları işin teknik yönünde uzmanlaşmış olma zorunluluğu zayıflamaktadır. Buna karşılık insanları tanıması ve daha çok bu alanda bilgili olması gerekmektedir. Bu nedenle yönetim piramidinde yukarıya doğru çıkıldıkça yöneticinin yönetsel planlama zamanı da artmaktadır.

Üst düzey yöneticilerin dikkatini çekecek öncelikli konular, karmaşık ve birbirine karşıt gibi görünen konulardır. Eğer bu yöneticiler bir günde 20 soruna el atıyorsa  ya organizasyonda lokal olarak halledilmesi gereken birbirine benzer sorunlarla uğraşıyor ya da karmaşık sorunlara yeteri kadar zaman ayıramıyor demektir. Her ikisi de yönetimsel işlerin kötü ele alındığının göstergesi olarak görülebilir.

Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Drucker’e göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın % 25’i kadardır. Bu oran ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine ya da gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü, denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yöneticinin toplam zamanının önemli bir bölümünü denetleyemediği zaman oluşturur.

Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi gerektiren bazı sorunların çözümünde, politikaların geliştirilmesinde ve uzun vadeli planların yapılmasında yönetici doğrudan görev almak zorundadır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticilerin zamanlarının önemli bir bölümünü rutin işlere ayırdıkları ortaya çıkmıştır. Günlük yazışmalar, rapor incelemeleri, başarı değerlemeleri, günlük toplantı ve törenlerde bulunma vb. görevler zihinsel çaba gerektirmeyen rutin faaliyetlerdir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Hergün kullandığımız zamanı artırabilmek (verimli kullanabilmek) için denetlenebilecek, genelde zamanı boşa harcatan en önemli 10 husus şunlardır:

1.  İşyerinde kaybolan şeyleri aramak

2.  İsteksizlik

3.  İşlerdeki kesintiler

4.  Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak

5.  Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek

6.  Pişmanlık duymak ve düşler kurmak

7.  İşi sürüncemede bırakmak

8.  Sorunu kavrayamamak

9.  Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak

10. Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak

     İşyerinde kaybolan şeyleri aramak

Eğer kendinizi, diğer pek çok kişi gibi kaybettiğiniz şeyleri ararken bulursanız, çözüm organize olmaktır. Burada en temel kurallardan biri, işinize yaramayan her şeyi ayıklayarak çöpe atmak ve çöpe atmadığınız her şeyi dosyalayıp kaldırmaktır.

      İşlerdeki kesintiler

Yöneticilerin boşa harcanan zamanının çoğunu kesintiler oluşturmaktadır. Büyük zaman almalarının nedeni, kesinti süresine malolmalarının yanısıra, rahatsız edilen kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için, yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini ve ona yeniden odaklaşmasını gerektirmesidir.

Araştırmalar göstermektedir ki, bir yöneticinin zamanı gün boyunca ortalama her 9 dakikada bir şu veya bu şekilde kesintiye uğramaktadır. Bir yöneticinin haftada 45 saat çalıştığını farzedersek, 9 dakikalık kesintiler sebebiyle, aynı yönetici günde 60, haftada 300 defa çalışma akışını durdurmak zorunda kalmaktadır. Bu aynı zamanda o kişinin günde 60, haftada 300 farklı işle ilgilenmek zorunda kalması demektir. Şunu da ilave etmek gerekir: Bu müdahalelerin bir kısmı da esas işle ilgili değildir. Sadece bu basit gerçek bile göstermektedir ki “zaman kullanımı” nı mutlaka verimli hale getirmenin bir yolunu bulmak şarttır. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).

Bu zaman kesintilerini en aza indirebilmede yardımcı olabilecek bazı yöntemler şöyle sıralanabilir:

         Zaman dilimleri (blok süreler) halinde çalışma.

         İşyerini, dikkat dağıtıcı hususlardan etkilenmeyecek şekilde dizayn etme.

         İşe sabah erkenden başlama.

    Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak

Verimimizi artırabilmek için hepimizin sahip olduğu yegâne kaynak, birlikte çalıştığımız diğer insanlardır. Bu gerçeğe rağmen pek çok kişi, tüm iş yüklerini tek başlarına taşımaya çalışırlar. Çözüm, delege etmek ve yetki vermektir.
           Beklenmedik bir gecikme ile karşı karşıya kalarak, o anda yapacak işiniz olmadığını kaç kez farkettiniz? Bu durumda, beklemekten başka yapacağınız pek bir şey bulunmaz. Buna benzer durumlarda kalmamak için tek yol, önceden plan yapmaktır.

    Pişmanlık duymak ve düşler kurmak

Zihni bunlarla meşgul ederek geçirilen her an, verimlilikten çalınan bir saniyedir. Hatalardan ders alınmalı, ancak yola devam edilmelidir.  

      İşi sürüncemede bırakmak

Her işi sürüncemede bırakan birine bir arkadaşı, günlük işlerini nasıl yapabildiğini sormuş. “Bu basit”, demiş adam, “Bunun düne ait bir iş olduğunu varsayarım.” Bir işi sürüncemede bırakma ile başa çıkabilmek için yapılabileceklerden bazıları şöyle sıralamak mümkündür:

         Verilen bir işin gerçekten yapılması gerekip gerekmediğini belirlemek.

         İşleri başkalarına delege etmek

         Kendini harekete geçirmenin yararlarını keşfetmek.

         Bir disiplin geliştirmek.

Duygusal karışıklık, enerji kaybetmemize ve daha az verimli olmamıza  neden olabilir. Kendini koruma, kıskançlık, mücadele, öfke ve diğer olumsuz duygular, elimizden gelenin en iyisini ortaya koymamızı zorlaştırdığı gibi üretici olabileceğimiz zamanı boşa harcatır.

         Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak

Herhangi bir insanın edinebileceği en ciddi zaman yönetimi becerilerinden biri, öncelikleri bilmek ve bunları sıralıya bilmektir.

Pek çok kişi her gün yaptıkları işlere onları yapmakla ne büyük değer kazandıklarını hiç düşünmeden yaklaşır. Onlara göre bir görev diğerlerine benzer ve gün, etkinliklerle dolu olduğu sürece mutludur. Veya zevkli görünen işleri yapar, onlar kadar hoş olmayanları görmemezlikten gelirler. Veya işlerini önceliklerden ziyade hissettikleri baskıya dayanarak sıraya dizerler. Etkisel değil tepkiseldirler. Başarılı insanlar zamanlarını böyle bir yaklaşımla yönetmezler. Zamanlarını yönetmeleri için bir öncelikler stratejisi belirlemeleri gerekir. Önceliklere göre çalışmada yardımcı olabilecek hususları şöyle belirtmek mümkündür:

      Güne, önceliklerin bir listesini yaparak başlama (İnsanlar, işlerini önem sırasına göre yapmaya doğal olarak direnir. Çoğu, hoş veya uygun olanları tercih eder. Yine de bir insanın zamanını, görevleri önem sırasına göre gerçekleştirmek kadar iyi yöneten bir tek fikir yoktur).

          Öncelikleri yazma ve onlara bir program verme ( Günü planlamak , başarı için çok önemlidir. Ancak haftayı, ayı veya yılı planlamak da o kadar önemlidir. Bu, tüm yönleri gösterecek ve daha büyük resim üzerinde, hedeflere ulaşma üzerinde dikkati toplamayı sağlayacaktır).

Günde 10-15 saat çalıştığını söyleyen insanlara bu bakımdan biraz tereddütle bakmak gerekir. Belli bir amaç için ayrılan zaman kafi gelmiyorsa ve diğer zamanlardan almak gerekiyorsa, bu planlamanın ve dolayısıyla zaman yönetiminin yapılamadığını gösterir. Övünme vesilesi olacak şekilde ifade edilen “işkolik” aslında hiç de tasvip edilecek bir nitelik değildir. Denilebilir ki günde 10 saatten fazla çalışmak ya iş yapmak yetersizliğini, ya zaman kullanmak yetersizliğini, ya da her ikisini gösterir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları). Boston  Üniversitesinden Robert Pearse çok çalışma konusuna ilginç bir yaklaşım getirmiştir. Zaman yönetiminde efsanevi  düstürlarından biri, insan ne kadar çok çalışırsa o kadar çok işi bitireceği şeklindedir. Pearse bunu “bir kova ter hastalığı “ benzetmesi ile açıklamaktadır.”Çok değil akıllıca çalış” özdeyişi bu gerçeği yansıtmaktadır.

Yapılan araştırmalar, kişilerin örgütsel hiyerarşide yükseldikçe, saat ve gün olarak daha çok çalıştığını ortaya koymuştur. Bunun mantıklı bir nedeni vardır. Daha önemli işler, daha büyük sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirir. Aşırı çalışma alışkanlığı, yönetici ve ait olduğu kurum için gurur kaynağı olmamalıdır. Haftada 45 ile 55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadır. Araştırmalara göre, günde 8 saatin üstünde çalışıldığında üretimin hızla düştüğü kanıtlanmıştır.

HAZIRLAYAN: İKSİR AR-GE BİRİMİ.