Gün içinde zihinsel ve bedensel performansın en düşük, en yüksek olduğu zamanlar vardır. Bunlar vücudun biyolojik ritmini oluştururlar. Bu ritme göre en önemli işleri, performansın en yüksek olduğu zaman yapmak, önemsizleri daha sonraya bırakmak zamanı etken kullanmak açısından oldukça önemlidir. Uyku ve uyanıklık konusunda çalışmalar yapan Chicago Üniversitesi fizyologlarından Dr. Kleitman, güne hızlı başlamada vücut ısısının etkisini ortaya koyan çalışmasında, ortalama 37 derece olan vücut ısısının sağlıklı bir insanda bile gün boyunca 1 derece oynayabileceğini açıklamaktadır. Vücutta oluşan bu ısı değişimi iş verimini, zihinsel uyanıklığı ve vücut performansını belirler.

İnsanın uykudaki ve uyanık haldeki bazal metabolizmasının farklı düzeylerde olması da insan enerjisinin değişiklik göstermesine, neden olur. Bu açıklamalar, biyolojik ritm açısından tüm insanların genellikle şu 3 kategoriden birine uyduğunu göstermektedir:

Sabah Tipleri: Bu tipler sabah çok enerjik olurlar. Öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalmaya başlar. Akşam üzeri bütün performansın bittiği görülür.
 
Öğleden Sonra Tipleri: Bu tipler çok zor uyanırlar, sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar. Öğlen biraz açılmaya başlarlar, öğleden sonra enerji dolu olurlar. Hava karardığında ancak durulurlar.

Her Zaman Hazır Tipler: Bu tip kişiler, sabah ve öğleden sonra tipinin en iyi yönlerinin karışımıdır. Sabah erken kalkar ve enerjik olurlar, öğleye doğru durulurlar, öğleden sonra performansları tekrar artar.

O halde kişilerin performanslarının ne zaman yüksek olduğunu bilmeleri, zamanlarını verimli kullanmaları açısından çok önemlidir. Kişilerin yüksek performans zamanlarını saptamada iki üç hafta boyunca her gün tutulacak çizelgelerin, uyku düzenlerini kontrol altına almalarının, vücut ısısının sabah saatlerinde yüksek tutulması, vb. önlemlerin yararları olacağı düşünülmektedir.

Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için;

En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir;

- Yapılacaklar listesinde önemlileri saptamak,
- Öncelikli işler üzerinde tartışmak.

Orta performans gösterilen saatler için;

- Rutin işleri yapmak,
- Daha sonraki işler için planlama yapmak.

Düşük performans gösterilen saatler için ise;

- Telefon görüşmeleri yapmak,
- Ziyaretçileri kabul etmek,
- Mektupları cevaplandırmak.

Kaynak: Yaratım İçerik İletişim

 Nasıl Zamanınızın Efendisi Olursunuz?

Siz mi zamanınızı yönetiyorsunuz, yoksa zaman mı sizi yönetiyor ? Akşam olduğunda o gün yapmanız gereken işleri yetiştiremediğinizi görüp kendinize kızıyor musunuz ? İşleriniz zamanında bitmiyor, hep bir şeyleri yetiştirmek için koşuşturmaktan sürekli yorgun musunuz?

Başarılı insanların ortak özelliklerinden biri, zamanlarını çok iyi değerlendiriyor olmalarıdır. Lee İacocca,yöneticilik hayatını anlattığı kitabında şöyle söylüyordu:
Çalışmaktan tatil yapmaya fırsat bulamadığını söyleyen yöneticileri asla anlayamıyorum. kendi zamanını yönetemeyen bir insan koskoca bir şirketi nasıl yönetebilir ki ?.

Kendi zamanınızı yöneten siz olmalısınız başkaları değil. Kendi zamanını yönetemeyen insan başarılı olamaz. Peki; iyi ama bunu nasıl yapacağım ? diyorsanız bu yazıda, rahatlıkla uygulayabileceğiniz zaman yönetme tekniklerini bulacaksınız.

1950´´lerde İngiliz profesör Nortchoke Parkinson, İngiltere Devlet Dairelerinde bir araştırma yaptı. Araştırmasında, bürokrasinin neden ağır işlediği sorusuna yanıt aradı. sonuç şaşırtıcıydı, bürokrasinin yavaş işlemesinin nedeni bürokrasinin kendisi değil, insan davranışıydı. Bu araştırmanın sonucunda ortaya çıktı ki, insan, psikolojisi gereği, bir işi ne kadar uzun zamana yayabilecekse yayıyor, ne kadar geç bitirebilecekse o kadar geç bitiriyordu. İnsanların zamanı verimsiz kullanma ve yapmaları gereken işi son dakikasına kadar savsaklamaları alışkanlığı 1950´ler den bu yana hiç değişmedi. O yüzden Parkinson Yasası adı verilen bu kuram günümüzde hala geçerliliğini koruyor.

Sonuç olarak eğer siz bilinçli ve kararlı bir çaba harcamazsanız, işiniz zaman içinde gidebildiği yere kadar uzayacaktır. Ancak üzülmeyin, şanslıyız ki Parkinson Yasası, Newton´´un Yerçekimi Kanunu gibi değiştirilemez değil.

Şimdi size iyi bir haber vereceğim; zaman elastik dir ! Şaşırdınız değil mi ? Aslında zaman sizin bilinçli kullamınızla uzayıp kısalabilecek bir yapıya sahiptir. Zaman değişmez dediğinizi duyar gibi oluyorum. Evet, hepimize bir günde 24 saat, 1440 dakika verilmiştir. Hepimiz aynı şansa sahibiz ne bir dakika eksik ne de bir dakika fazla.

GÜZEL BİR KADININ YANINDA GEÇEN 1 DAKİKA 1 SAAT GİBİ,
KIZGIN BİR SOBANIN ÜZERİNDE GEÇEN 1 DAKİKA 1 SAAT GİBİDİR.
EINSTEIN

Einstein çok akıllıca bir yaklaşımla, hepimizin anlayabileceği bir şekilde insan davranışlarıyla zamanın nasıl elastik olabileceğini gösteriyor.

Size verilen zamanı uzatmak istiyorsanız organize olmalı ve onu yönetmeye başlamalısınız. Bunun için anahtar sözünüz öncelikleri belirlemek olacaktır. Bu tekniğin ilk şartı, İngilizce´´de Time Log adı verilen, Türkçe´´ye çevirdiğimizde Zamanın Seyir Defteri diyeceğimiz bir defter tutmaya başlamak olacaktır. Merak etmeyin bu öyle bulunmaz bir şey değil, küçük boş bir defterden bahsediyorum. Onu sizin zamanınızın seyir defteri haline getirecek olan, sizin içine yazdıklarınız olacaktır.

Bunun için çok ufak, hatta cebinizde taşıyabileceğiniz bir defter seçin. Bir hafta boyunca işyerinizde yaptığınız her şeyi bu deftere kaydedin. Her bir telefon konuşmasını; işle ilgili mi özel mi konuştunuz ? Kaç dakika sürdü. Toplantılarınız, öğle yemeğiniz, varsa sigara molalarınız, iş arkadaşlarınızla yaptığınız sohbetler, masum dedikodular... hatta kurşun kaleminizi açıyorsanız bunu bile yazın. Detaylar çok önemli. Yazarken sizi meşgul eden şey ne ise başlama ve bitiş dakikalarını özenle kaydedin.

Bir hafta sonunda seyir defterinizi inceleyin. Bu kadar basit bir çalışmadan çıkacak sonuçlar sizi şaşırtacak. Önemli ve verimli işler yerine, önemsiz işlerle nasıl boşa zaman harcadığınızı somut bir şekilde göreceksiniz.

   Etkili zaman yönetimi için 3 adım

Her ne kadar zamanınızı kontrol etmek teorik olarak zor olmasa da unutmamak gerekir ki, insanlar hayatlarını başkalarının arzu ve önceliklerine göre yaşama eğilimindedirler. Telefon, başkalarının zamanımızı nasıl kontrol ettiğinin kusursuz bir örneğidir. Gelen bir telefona cevap vermek, o an ki bütün işlerimizi yok saymak ve önceliği arayan kişiye vermek demektir.

Bazen düşünüyorum, son yılların hayatımızı en çok etkileyen icatlarından biri olan cep telefonları iyi mi kötü mü diye ? Acil durumlar için gerçekten gerekli bir buluş ancak cep telefonları yerli yersiz çaldığında siz ona cevap vermek zorundasınız. Üstelik arayan numara göründüğü için açmazsanız bilinçli olarak karşınızdaki kişiyi reddetmiş oluyorsunuz. Sanırım bu konuda hepimiz biraz daha özenli davranmalıyız.

İş hayatınızda telefon konuşmalarınız düzenleyerek zamanınızı yönetmenin ilk adımını atın. Telefon görüşmeleriniz için belirli bir zaman dilimi ayırın. Sizin ayırdığınız zaman dilimi dışında telefonların işinizi engellemesine izin vermeyin.

Şimdi kendinize şu soruyu sorun;
Hayatta en çok tamamlamak istediğim şey nedir ?-
Hayatınızda en önemli gördüğünüz amaçlarınızı listeleyin. bu şekilde önceliklerinizi de ortaya koymuş olacaksınız. Zamanın, amaçlarınıza ulaşmak için çalışmaktan, daha iyi bir kullanım şekli yoktur. Zaman, sizin amaç ve arzularınızı gerçekleştirmek için vardır.

   BİR GÜNÜ BİTİRMEDEN O GÜNE BAŞLAMAYIN !
Bu cümle bir bilmeceye benziyor değil mi ? Öyleyse açıklayalım, başarının anahtarı, tüm bir iş gününü bir gün önce kafanızda planlayıp bitirmiş olmanızda saklıdır. Kısaca, yarının planını bugün yapın. Bu planlama için size üç aşamadan oluşan basit ama etkili bir teknik öğreteceğim;
1-Tamamlamak istediğiniz işlerin bir listesini yapın.
2-Bu listede yer alan başlıkları, en önemliden başlayarak, önem sırasına göre dizin.
3-Birinci sıradaki işinizden başlayarak harekete geçin. İstediğiniz şeyi yapmak için ne gerekiyorsa yapmaya başlayın !

Basit ve etkili bir yöntem.

Listenizde yer alan işleri bir gün içinde bitirmek için telaşa kapılmayın. Yapabileceğiniz kadarını yapın ve akşam olup da listenizde tamamlayamadığınız işler olduğunu gördüğünüzde hayal kırıklığına kapılmayın. Burada önemli olan zamanınızı en iyi şekilde kullanmak için çaba harcamaya başlamış olmanızdır. Listenizdeki işleri tamamlamak için çılgın gibi koşuşturmayın sakın. Sakin, odaklanmış bir çaba en verimli sonuçları doğurur.

İş yerinizde, etrafınızda arı gibi çalışan, hızla koşuşturan ve sizden daha meşgul görünen kişiler dikkatinizi dağıtmasın. Unutmayın sizin yapmak istediğiniz ; meşgul görünmek değil , verimli olmak!

Bu teknik sonuçlarını bir kaç haftada vermeye başlayacaktır. Bu nedenle ilk günlerde umutsuzluğa kapılıp bırakmayın. Kendinizi bu sisteme uymaya zorlarsanız bir kaç hafta sonra hayatınıza girecek olan disiplin sizi fazlasıyla mutlu edecektir.
(Bu noktada bunu bir diyet listesine benzetiyorum. İlk günler zordur aç kalırsınız ama terazide ibre oynamaz. Bir kaç hafta sonra kilo vermeye başladığınızda duyacağınız haz, mutluluk ve kendine güven bütün çabalarınızın karşılığı olur.)

Bu disiplin sonucunda zamanınız artacak, yaptığınız işin kalitesi yükselecek ve en önemlisi stresten kurtulacaksınız. Unutmayın stres ilerlemenin en büyük düşmanıdır.
Gününüzü planlamayı öğrendikten sonra daha da ileri giderek haftalarınızı hatta aylarınızı planlayabileceksiniz.

Bu planlamayı yaparken mutlaka uymanız gereken bir kural var. Planlarınız yazılı olsun. Her hangi bir kağıda ya da bir ajandaya önemli değil. Sadece yazılı olsun yeter. Kafanızda planlama yapmaya çalışmayın. Yazın !

Hepimiz zaman harcamak deyimini kullanırız. Oysa zaman harcanmayacak kadar değerlidir. Bunun yerine ‘zamanı değerlendirmek’ deyimini kullanmaya başlayın.

Kendi önceliklerini arka plana atmanız gereken durumlarda hayır demeyi öğrenin. Hayır kelimesini kullanmaktan çekinmeyin. Hayır çok güçlü bir kelimedir ve bu kelimenin gücünü kullanmak sizi de güçlü ve kararlı kılar. Hayır kelimesinin gücü ayrı bir makale konusu olabilir. Eğer isterseniz... bana hayır demeyin sakın!                                  

Yazar:Nüvide Gültunca Tulgar


    HAZIRLAYAN: İKSİR AR-GE BİRİMİ.